Cinco lecciones de organización para el alto desempeño: una orquesta

Inspirado en el concierto de la Orchestre Symphonique de Montréal en Bogotá, el pasado 3 de mayo, propongo algunas ideas acerca de la organización para la productividad y el alto desempeño de las personas.

 

Aprendimos que la estructura sigue a la estrategia, dada la importancia que tiene el hecho de clarificar los resultados esperados por los grupos de interés y asegurar la satisfacción de las expectativas del mercado. Lo que nadie nos dijo es que, en la mayoría de las organizaciones, la estructura no sigue a la estrategia, simplemente porque no es frecuente que se modifique o se adapte la estructura organizacional a los nuevos requerimientos de una estrategia empresarial. Decir que la estructura sigue a la estrategia equivale, en muchos casos, a dejar para después, es decir, aplazar la realización de los ajustes a la estructura organizacional que asegurarían una mayor efectividad de las personas.

 

Mi hipótesis acerca de la poca relevancia que tienen, en la práctica, los cambios y ajustes de la estructura organizacional, comparada con la que se le da a la formulación e implementación de la estrategia de negocios, es que es la consecuencia de pensar la estructura como algo meramente organizacional. Me explico: si una empresa adopta una organización determinada, los directivos y las personas, en general, resultan adaptándose y acostumbrándose a ese modo de organización; mientras más se adaptan y acostumbran, más natural les parece mantenerla. Así, esa estructura se vuelve “la organización” y adquiere un carácter de “lo ya dado”, de lo aceptado culturalmente e, incluso, parte de la identidad empresarial.

 

Deberíamos, entonces, adoptar una perspectiva diferente si queremos ser coherentes con aquello que aprendimos y si queremos incrementar las probabilidades de implementar una estrategia ganadora: pensar en la estructura en términos de efectividad, de resultados y de productividad. Y es aquí, en donde me parece inspiradora la estructura de una orquesta.

 

En un concierto sinfónico, toda la orquesta está a la vista del público, organizada como una medialuna, el director está al frente y en el punto medio de la orquesta, usualmente sobre una tarima de espaldas al público. Él es la autoridad máxima de la orquesta, aunque se apoya en el concertino, y en otros integrantes, para coordinar los músicos.

Los integrantes de la orquesta están organizados por grupos de instrumentos -cuerdas, vientos, percusión; a veces, alguien interpreta el piano y otro, el arpa.

Aparentemente en silencio, ellos mantienen una comunicación ordenada y funcional, a través de miradas, señas, sonidos y susurros.

La orquesta ejecuta una sinfonía que transmite sensaciones, imágenes y emociones al auditorio, evocando sentimientos e inspirando lo mejor del espíritu humano.

Primera lección: la estructura organizacional es un asunto público

La orquesta, su distribución y organización, está a la vista del público y puede ser observada desde casi cualquier posición. En términos gerenciales, diríamos que es clara, transparente y conocida por los clientes.

El puesto del director durante el concierto, es uno sólo, orientado hacia los integrantes de la orquesta y de espaldas al público. No es que los clientes no interesen sino que la atención del director está enfocada en el grupo para facilitar que actúe con un mismo espíritu.

 

Segunda lección: la buena estructura es un diseño que facilita el resultado

La forma organizativa o disposición que adopta una orquesta, está determinada por el propósito básico de asegurar la mejor ejecución colectiva para satisfacer las expectativas de los clientes, comunicando aquéllos sentimientos que corresponden o se derivan de las piezas musicales o sinfonías elegidas para el programa, así como de la maestría que cada músico imprime a su ejecución.

 

Dadas las características sonoras de los instrumentos de la orquesta, el director requiere tener más cerca los violines y las violas, por ejemplo, y más distantes, pero no fuera de vista, los vientos metálicos y los instrumentos de percusión. Si la partitura lo requiere, se usa el piano, el arpa, el triángulo u otro instrumento; en caso contrario, es posible que algunos músicos se retiren temporalmente, mientras se ejecuta una obra, y regresen cuando son requeridos. En este caso, algunas áreas del escenario y sillas de la orquesta, permanecen vacía durante un lapso de tiempo.

 

Como los diferentes instrumentos deben ser resaltados, en su momento, ello determina su agrupación; en el caso de la orquesta, hay áreas claramente demarcadas y diferenciadas.

 

En vocabulario empresarial, la estructura sigue a la estrategia, al punto de que son los programas, los planes de acción y los proyectos, los que determinan la intervención, o no, de algunos integrantes y la operación de determinados equipos y herramientas.

 

Tercera lección: la estructura no impone ni asigna autoridad

Hay claramente una organización jerárquica en los roles de los integrantes de la orquesta, y esta jerarquía tiene entre 3 y 5 niveles, como máximo: un director, un concertino, solista de los primeros violines, y el ripieno, es decir, el resto de los músicos que sirven de acompañamiento a los solistas o al concierto de violines.

 

La autoridad en la orquesta está en función de la capacidad de cada persona para ejecutar un rol o conjunto de roles, de acuerdo con su formación, experiencia y talento.

 

La distribución y jerarquización de la autoridad es un arreglo entre las personas, que se ha reflejado en los niveles jerárquicos de la estructura y no al revés. De ahí que, generalmente, la autoridad del director y del concertino sean acatadas por los músicos; se trata de una autoridad técnica y funcional, de origen y connotación humana, no estructural ni formal.

 

En el contexto de la administración pública y de las prácticas de buen gobierno, diríamos que se trata de una autoridad basada en el mérito del conocimiento, la experiencia y la destreza, así como orientada a los resultados colectivos. Es la organización basada en competencias y orientada a resultados; así la autoridad sigue también a la estrategia.

 

Cuarta lección: las personas realizan la estructura

Los músicos y el público conocen el puesto del director y de cada uno de los integrantes; sus puestos y lugares han sido determinados a partir de consideraciones técnicas y artísticas. Hay poca variabilidad en la ubicación de músicos y de instrumentos.

 

Es la convicción de las personas y su voluntad de organizarse, lo que confiere poder a la estructura como modelo organizativo; cuando el diseño es funcional, práctico y racional para las circunstancias.

 

No obstante, cuando el público aplaude, es usual que el director cambie de puesto, que se desplace por entre los integrantes de la orquesta y que se acerque a los músicos más destacados, para atraer la atención de la audiencia a los equipos de mejor desempeño.

 

Quinta lección: la buena estructura organiza pero no interfiere con la comunicación

Durante todo concierto hay una continua e ininterrumpida comunicación entre el director y la orquesta; incluso, entre todos los integrantes hay una constante, aunque casi callada interacción comunicativa.

 

Esta comunicación está centrada en la adecuada ejecución de los procesos musicales, determinados por el programa preparado, por la partitura de cada obra y por las vivencias de los músicos en cada momento; es una comunicación claramente funcional.

 

Sin embargo, el pragmatismo y el espíritu artístico que caracteriza la comunicación a través de la orquesta, no excluye comentarios mutuos acerca de las reacciones del público y otros aspectos que juzgaríamos informales.

La comunicación organizacional debe tener unos canales y flujos determinados, pero la riqueza de la comunicación informal y espontánea es de tal potencial, que debe valorarse con inteligencia, sagacidad y apertura.

¿Qué significa, entonces, que la estructura sigue a la estrategia?

La respuesta a este interrogante constituye un juicio de valor sobre la estructura organizacional para contribuir efectivamente o no a la realización de la estrategia empresarial.

La estructura sigue a la estrategia cuando es transparente, cuando  corresponde a una forma organizativa de roles, autorizaciones y comunicación que facilita los resultados individuales y colectivos, cuando se fortalece con el liderazgo y la autoridad de los más capaces, cuando posibilita la dinámica y la movilidad de las personas y cuando facilita la comunicación efectiva.

La estructura organizacional es una convención adoptada por personas y para las personas.

¿Consideras que la estructura de tu organización se ajusta a la estrategia?

¿Habías pensado la estructura como una proyección de la voluntad y de las competencias de las personas?