Herramienta 7: Diseña Cargos, ¡Es el Libreto del Capital Humano!

En la mayoría de las organizaciones se reconoce la importancia de una adecuada estructura organizacional para la consecusión de la estrategia.  De esto trata nuestro anterior post y nunca nos quedaremos cortos al insistir en que el éxito de cualquier empresa o compañía depende, en gran medida, de una adecuada organización interna.

Sin embargo, la organización formal, es decir, la estructura organizacional no produce los resultados misionales o estratégicos que requiere la compañía para su posicionamiento estratégico; son las personas, trabajando e interrelacionándose en su día a día, quienes realizan la estrategia, entregan los productos y servicios, atienden a clientes, a proveedores y a otros públicos de interés, investigan, desarrollan prototipos y productos, venden..., en últimas, son quienes mantienen la vitalidad de la organización.

¿Para Qué?

El diseño cuidadoso de los cargos de cada una de las unidades organizacionales de la empresa, es un reto y una valiosa contribución para que el talento humano realmente se convierta en capital humano.  Todo el esfuerzo, todo el dinero, todo el tiempo que se invierta en diseñar de manera inteligente y creativa los cargos organizacionales, es una valiosa inversión para crear capital humano.

Los cargos que se diseñan, cuando son comunicados y reforzados, traducen los procesos de la organización en funciones individuales, que muchas veces son realizadas en equipo o compartidas por varias personas; de esta manera, el lenguaje estratégico de la alta dirección es hablado por todos los niveles ejecutores de la empresa.

Los cargos así diseñados e implementados, se convierten en el libreto que guía la actuación productiva de las personas en una organización, de manera que actúen como una colectividad que tiene un propósito en común, esto es, como una empresa.

¿Por Qué?

Las personas suelen hacer una interpretación subjetiva de sus propias responsabilidades, concediéndole una gran importancia a las tareas o funciones que les resultan más interesantes en detrimento de sus demás tareas o funciones.  Por otra parte, las personas también suelen enfocar las responsabilidades de las otras personas, con el lente de su propio interés, en detrimento de una visión claramente organizacional.

Además, la mayoría de las personas necesita que sus deberes estén delimitados y descritos claramente, con el fin de conocer sus responsabilidades, ser productivos y eficientes.

Por lo anterior no es extraño que, en compañías que no hacen un periódico mantenimiento de los cargos ni una capacitación continuada sobre las responsabilidades a cargo, la maleza de las "tierras muertas" (funciones desatendidas), la "duplicidad de funciones" (traslapo en responsabilidad o autoridad) y la ansiedad de las personas, sea parte del paisaje organizacional.

¿Qué?

Diseñar un cargo es una actividad que consiste en analizar, describir y formalizar las responsabilidades de una persona dentro de su organización, de tal manera que su trabajo individual esté alineado y contribuya efectivamente con el propósito general.

En este sentido, un cargo es el rol, el papel o el libreto que asegura la actuación de, al menos, una persona en la escena organizacional.

¿Cómo?

El diseño inteligente de cargos crea valor para la organización en la medida que determina lo que cada persona deberá hacer para que su talento y competencias se transforme en verdadero capital humano, siempre y cuando se cumpla con las siguientes actividades:

1. Establecer los roles generales que se requieren para atender todas las funciones de cada unidad organizacional.
2. Asignar funciones a cada uno de los roles que se requieren en cada unidad organizacional, asegurando que todas las funciones del área estén asignadas a un cargo.
3. Optimizar el conjunto de funciones asignadas a cada cargo, en términos de: aprovechar al máximo las ventajas tecnológicas disponibles en la compañía, enriquecer aquellos que resulten muy monótonos o signifiquen poco reto para las personas y balancear las cargas de trabajo, con el fin de asegurar una distribución equitativa de los deberes.
4. Validar periódicamente el diseño y las descripciones de cargo con los responsables de las respectivas unidades organizacionales.
5. Divulgar las descripciones de cargos en términos de su aporte a los fines generales de la organización y del talento humano con que se cuenta o se requiere contar.
6. Realizar talleres periódicos para facilitar que las personas comprendan el alcance de sus responsabilidades y aporten ideas para enriquecer los cargos.

Si analizas los procesos empresariales y de soporte, teniendo en cuenta las tecnologías duras y blandas que usa la organización, y determinas lo que las personas deben hacer con los sistemas, la maquinaria, las herramientas y los equipos, para producir los resultados establecidos para cada unidad organizacional, estarás en capacidad de sustentar cada cargo, y por ende a cada persona, como una verdadera unidad organizativa o centro de generación de riqueza y valor agregado para la empresa.

¡Deja ya de administrar recursos humanos (rh o rrhh) y pon tu compañía en la ruta de hacer capital humano!