Herramienta 6: Planifica la Organización, es el Escenario donde el Talento Humano actúa como Capital Humano

Las relaciones interpersonales generalmente adquieren una forma o una pauta de relación, es decir, una estructura. Esto es cierto en la familia, entre los amigos, en las comunidades virtuales, en las organizaciones y en la sociedad. Nosotros nos organizamos siguiendo el modelo de una estructura relacional que se forma, en muchos casos, inconsciente o espontáneamente pero que, en otras ocasiones, obedece a una estrategia clara y a una planificación detallada de alguien.

La manera como las empresas se organizan generalmente refleja la intuición y la experiencia de sus fundadores o reformadores, otras veces es el resultado de cuidadosos diseños basados en conceptualizaciones y experiencias que persiguen la sinergia, la productividad, la efectividad y la optimización de las capacidades colectivas.

¿Para Qué?

En todas las empresas es vital contar con una estructura organizacional que facilite la estrategia y esté de acuerdo con la cultura y el tipo de negocio.

¿Por Qué?

La estructura organizacional, no sólo la formal, sino la vivida y sentida por las personas en el diario devenir de sus relaciones de trabajo tiene un enorme poder sobre sus respuestas y tiende a convertirse en una pauta permanente que determina sus aspiraciones, su aporte y su participación en los resultados de negocio.

Si la estructura organizacional se vuelve rígida u obsoleta, esto es, deja de obedecer a los requerimientos de la estrategia empresarial y entorpece la innovación, la creatividad y el compromiso de las personas, es necesario planificar con sumo cuidado una nueva y efectiva organización.

¿Qué?

Planificar la organización es definir las funciones claves del negocio, es decir, los resultados que deben asegurarse con el fin de posicionar la empresa y mantener su competitividad. Igualmente, es definir las unidades organizacionales o áreas que deben responder por esas funciones y por la integración del trabajo de sus miembros.

En resumen, una organización se modela con una estructura organizacional que identifica departamentos o áreas funcionales, clarificando responsabilidades y flujo de la comunicación, independientemente del patrón vertical, horizontal, plano, con el que se dibujen.

¿Cómo?

Diremos, entonces, que la planificación de la organización es la actividad que anticipa y proyecta la organización para ponerla y mantenerla a tono con la estrategia empresarial y la cultura de sus miembros; asegura que el talento humano, al interior de la organización, se convierta en verdadero capital humano, siempre y cuando se ejecuten las siguientes actividades clave:

1. Descomponer o decodificar anualmente el modelo de negocio y la estrategia empresarial en términos de variables organizacionales críticas: autoridad, comunicación y funciones requeridas.
2. Evaluar la organización actual con base en los requerimientos de la estrategia y los resultados empresariales; se debe identificar si hay puntos críticos, es decir, si están ocasionando "corto-circuitos", esto es, problemas de liderazgo o efectividad organizacional; también, se debe identificar si hay "tierras muertas" (funciones desatendidas) o "duplicidad de funciones" (traslapos en responsabilidad o autoridad).
3. Generar alternativas de estructuras organizacionales, en caso de que se haya comprobado la existencia de puntos críticos, o si la compañía está perdiendo capacidad de respuesta frente a los clientes, o si está perdiendo competitividad en su sector.
4. Evaluar los diferentes diseños de estructura organizacional, teniendo en cuenta su operatividad y los costos derivados, así como algunos de los siguientes factores: responsabilidad por resultados, comunicación, autoridad, rango de control, sinergia funcional, economías de escala, etc.
5. Estructurar e implementar la nueva estructura organizacional de la empresa o de algunas áreas funcionales, en el margo de un proyecto de transformación organizacional, con representatividad y participación de los interesados y una conveniente gestión del cambio.

En este mundo globalizado, con tecnologías 2.0, con retos cambiantes e innovaciones aceleradas, es necesario convocar toda la creatividad y experiencia de las personas para contar con una estructura organizacional que siempre facilite el desarrollo de las personas, su mejor desempeño y el mejor funcionamiento colectivo.

Juégatela por una organización que distribuya ampliamente la autoridad, amplifique y agilice la comunicación entre las personas, enriquezca los roles individuales y de los equipos de trabajo, y asegure la efectividad general del grupo.

¡Deja ya de administrar recursos humanos (rh o rrhh) y pon tu compañía en la ruta de hacer capital humano!